ビジネス文書の封入・封かんマナー


お客様は、ビジネス文書の正しい封入・封かんマナーをご存知でしょうか。

実は書類の入れる向きや折り方にも正しいマナーがあり、間違った封入・封かんをしてしまうと、相手に大変失礼な印象を与えてしまう恐れがあります。

この記事では、ビジネス文書の正しい選び方・折り方・封入・封かんについて紹介していきたいと思います。

今までは何も考えずに入れていた方も、これを機に意識してみてください。

 

・正しい書類・封筒の選び方

ビジネス文書は、例外を除き、A4サイズで横書きにするのが一般的です。

特別な理由が無いのであれば、A4の用紙をお選び下さい。

当店の、A4サイズの用紙に合った封筒は、以下の6種類です。

 

<長3>

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235mm×120mmの、A4サイズの用紙が3つ折りで入る、最も一般的なサイズです。

カラーは34種類からお選びいただけます。

 

<角2>

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332mm×240mmの、A4サイズの用紙が折らずに入れられる封筒です。

カラーは31種類からお選びいただけます。

 

<長40>

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225mm×90mmの、A4サイズの用紙が4つ折りで入る封筒です。

長4封筒より少し長めのサイズとなっています。

カラーは13種類からお選びいただけます。

 

<洋長3>

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120mm×235mmの、A4サイズの用紙が3つ折りで入る、洋形の封筒です。

カラーは16種類からお選びいただけます。

 

<洋4>

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105mm×235mmの、A4サイズの用紙が3つ折りで入る、洋形の封筒です。

洋長3封筒より少し細めのサイズとなっています。

カラーは11種類からお選びいただけます。

 

<A4三折>

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220mm×105mmの、A4サイズの用紙を3つ折りで入れることができ、窓が付いている封筒です。

長3封筒より少し細め、洋4封筒より少し長めのサイズとなっています。

 

また、一つの文書に用件は一つだけにするのが原則です。

複数の用件がある場合は、可能な限り用件ごとに文書を分けるのをおすすめします。

 

 

・正しい書類の折り方

ビジネス文書は、基本的に送り先の方が読みやすいように折るのがマナーです。

但し、個人情報や文書の内容が透けて見えてしまわないよう、外折りではなく中折りにしましょう。

三つ折りの場合は書類の下の部分から先に折り、四つ折りの場合も下から半分に折り上げてから、もう1度下から半分に折るのがベストです。

 

・正しい書類の封入・封かん方法

ビジネス文書は、表を宛名の書いてある側にし、上下逆さまにならないよう封入するのがマナーです。

用紙を折った場合は、広げたときに文の上部が先に見えるよう入れ、書き出しの部分が封筒の底になるようにするのが一般的です。

洋形の封筒に入れる場合は、上下逆さまにならないようにしましょう。

書類が複数ある場合は、先に見てほしいものを上にしていれるのが良いでしょう。

また、セロハンテープは使わず、のりを使って封かんするのがマナーです。

最近は両面テープを使うことも増えていますが、失礼と考える方もおられますので、のりを使うのが無難と言えそうです。

 

送り先の方に失礼の無いよう、マナーをしっかり守って封入・封かんしましょう。



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