ビジネス文書の正しい封入・封かんマナーをご存知でしょうか。
実は書類の入れる向きや折り方にも正しいマナーがあり、間違った封入・封かんをしてしまうと、相手に大変失礼な印象を与えてしまう恐れがあります。
ここでは、ビジネス文書の正しい用紙の選び方・折り方・封入・封かんについて紹介します。
今までは何も考えずに入れていた方も、これを機に意識してみてください。
正しい用紙の選び方
ビジネス文書は、例外を除き、A4サイズで横書きにするのが一般的です。
特別な理由が無いのであれば、A4の用紙をお選びください。
なお、一つの文書に用件は一つだけにするのが原則です。
複数の用件がある場合は、可能な限り用件ごとに文書を分けるのをおすすめします。
正しい書類の折り方
ビジネス文書は、基本的に送り先の方が読みやすいように折るのがマナーです。
但し、個人情報や文書の内容が透けて見えてしまわないよう、外折りではなく中折りにしましょう。
和封筒の場合
和封筒に書類を入れる場合は、三つ折りが基本です。
できるだけ折り数が少ない方が読み手にとって開く作業が簡単なので「三つ折りが基本」とされているようです。
まず、文章の書いてある面を表にし、下から3分の1のところを折り上げます。（ずれたり曲がったりしてしまわないように、ここはしっかり定規などを使用し、3分の1を計るのをおすすめします。）
次に、上から3分の1のところを折り下げ、完成です。
つまり、折られた書類を開けるときに、文章の書き出しが最初に見えるように折るのがマナーです。
また、封筒のサイズによっては四つ折りでも良いでしょう。
四つ折りの場合は、下から半分に折り上げてから、もう一度下から半分に折り上げて完成です。
洋封筒の場合
洋封筒の場合は、漢字の『十』のような折り目になるように、四つ折りにするのが基本です。
但し、縦書きか横書きかで折り方が違うので注意が必要です。
縦書きの場合は、文章が書いてある部分を表にし、最初に左から右へ半分に折り、下から上へ半分に折ります。
横書きの場合は、最初に下から上へ半分に折り、右から左へ半分に折ります。
そのまま向きを変えずに、封入してください。
また、書類や封筒のサイズの関係で、二つ折り・三つ折りで入る場合は四つ折りでなくても構いません。
むしろ、四つ折りにしたいがために、不自然な封入をしてしまう方がマナー違反になってしまうのでご注意ください。
折りたたむ際、一番注意すべきは宛名部分を折らないことです。読まれる方の気持ちになるとわかりますね。
窓付き封筒の場合
請求書などの用紙の左上の部分に送り先の宛名を印字して、窓付き封筒の「窓」の部分に出るようにすると、宛名書きやラベル貼り付けなどの手間が省けて封入作業の効率がアップしますね。
このような書類を窓付き封筒に入れる場合は、窓の位置に宛名が表示されるように、書類の上の部分が表に、下の部分が内側になる「Z折り」にすると良いでしょう。
折り方や封筒に入れる向きを間違えると、窓枠の部分に宛名ではなく書類の裏面が表示されて、配達できずに戻ってきてしまいますのでご注意ください。
また、封筒のサイズや書類の折り方によっては、窓枠と宛名の印字位置がずれて宛名の一部が隠れてしまう場合があるので、宛名を印字する範囲や文字サイズ、会社名・部署名・住所などの文字数の調整にも気を配りましょう。
折り目をつけずに郵送した方が良い書類
最近でA4サイズの書類を扱う企業がとても多いようです。
A4サイズの書類を郵送する際、単純に二つの方法があります。
ひとつは三つ折りにして長3封筒に入れてしまうこと。
もうひとつは折り目を付けずに角2封筒に入れることです。
一般文書であれば折り目をつけても全く問題ありません。
では、どのような書類は折り目をつけずに郵送した方が良いのでしょうか？
・重要な申請書類
・細かい図面などが書かれているもの
・ペーパーではなくシート状で折ることができないもの
・写真
・本や冊子など
申請書類や図面が入った書類は、コピーを取ることがありますが、折り目がついていると正確にコピーできない場合があります。
このような場合は折り目をつけず、角2封筒に入れて郵送した方がよろしいかと思います。
角2封筒に書類を入れるときの向きは？
A4サイズの書類を折らずに角2封筒に入れるとき、書類の向きは、人によって考え方が違うようです。
・封筒の表に合わせて書類も表向きに入れる
・後ろから開けた時に、取り出した書類が前を向くように入れる、などです。
最近では封筒上部を切り取って開封する人が多いので、封筒の表と書類の表を揃えた方が正しいのではないかという意見が多いようです。（後ろから開ける人は少ないようです）
どちらも間違いではありませんが、封筒の表と中身の裏を合わせるのは「凶事」の時に使う入れ方であるという方もいらっしゃいます。
そのため、封筒の表から開けた時に、書類も前を向いて出てくるように入れると良いのではないでしょうか？
洋封筒に入れる書類の向きは？
洋封筒に入れる書類は、開封時に誤って書類を切ってしまわないように折山を封筒の底に向けて入れることが大切です。
（※「折山」とは用紙を折った時に外側にできる折り目の部分です。）
文章の書き出し部分は封筒の表面にくるように入れます。
書類が縦書きか横書きか、用紙自体が横向きに使われているか縦向きに使われているかで変わってきますので注意しましょう。
洋封筒の場合、封筒の大きさと書類の大きさの関係で四つ折りになる場合もあります。
この場合、同一方向に2回折るのではなく、横に折って縦に折る…など、全体的な形を小さくする折り方です。
ビジネスシーンで利用する洋封筒は、書類を三つ折りで入れることができるサイズが望ましいでしょう。
A4サイズの書類を多く扱う企業であれば、定番の「洋長3封筒」がおすすめ！
当店では少し細めの「洋4封筒」も取り扱いがございます。
正しい書類の封入・封かん方法
ビジネス文書は、表を宛名の書いてある側にし、上下逆さまにならないよう封入するのがマナーです。
用紙を折った場合は、広げたときに文の上部が先に見えるよう入れ、書き出しの部分が封筒の底になるようにするのが一般的です。
洋形の封筒に入れる場合は、上下逆さまにならないようにしましょう。
書類が複数ある場合は、先に見てほしいものを上にしていれるのが良いでしょう。
また、和封筒・洋封筒ともに、セロハンテープやホッチキスは使わず、のりを使って封かんするのがマナーです。
最近は両面テープを使うことも増えていますが、失礼と考える方もおられますので、のりを使うのが無難と言えそうです。
送り先の方に失礼の無いよう、マナーをしっかり守って封入・封かんしましょう。
A4用紙に対応している封筒は？
当店が取り扱っている、A4サイズの用紙に合った封筒は、以下の6種類です。
※封筒の名前をクリックすると、それぞれのデザイン一覧画面に移動します。
＜長3封筒＞
235mm×120mmの、A4サイズの用紙が三つ折りで入る、最も一般的なサイズです。
カラーは35種類からお選びいただけます。
＜角2封筒＞
332mm×240mmの、A4サイズの用紙を折らずに入れられる封筒です。
カラーは32種類からお選びいただけます。
＜長40封筒＞
225mm×90mmの、A4サイズの用紙が四つ折りで入る封筒です。
長4封筒（205mm×90mm）より少し長めのサイズとなっています。
カラーは17種類からお選びいただけます。
＜洋長3封筒＞
120mm×235mmの、A4サイズの用紙が三つ折りで入る、洋形の封筒です。
カラーは17種類からお選びいただけます。
＜洋4封筒＞
105mm×235mmの、A4サイズの用紙が三つ折りで入る、洋形の封筒です。
洋長3封筒より少し細めのサイズとなっています。
カラーは11種類からお選びいただけます。
＜A4三折封筒＞
105mm×220mmの、A4サイズの用紙を三つ折りで入れることができ、窓が付いている封筒です。
長3封筒より少し細め、洋4封筒より少し短めのサイズとなっています。
カラーはクラフトの1種類です。