カテゴリー
お役立ち情報 お悩み解決

お礼状を入れる封筒はどんなものがいい?

社長就任披露や新社屋完成記念、会社創立記念などのパーティー、新商品の発表会などに出席してくださったお客様や取引先の方に対して、最近はメールでお礼を済ませてしまう方が多いようですが、丁寧に感謝の気持ちを伝える場合は、やはりお礼状を書くのが一番です。

但し、お礼状に使う封筒・カードにも、正式なマナーがあります。

ここでは、そんな失礼の無い封筒・カードの選び方についてご紹介します。

封筒の選び方

まず、色については、特に理由がない限り基本的に白色を選びましょう。

ビジネス挨拶状・単版カード+封筒・ケント紙

特に、お礼状に茶封筒を使用するのはマナー違反となっています。

茶封筒は基本的に請求書などのビジネス用途や事務用で、感謝の気持ちをこめるお礼状には適さないからです。(とはいっても、事務用に白封筒を使うのは特にマナー違反ではありません。)

また、基本的には無地の封筒をお選びください。

余計な模様やデザインの入った封筒を選ぶのは失礼に当たります。

例外として、筋模様のデザインなら構いません。

ビジネス挨拶状・単版カード+封筒・大礼紙

個人的なお礼状を送る場合には、弔辞を除き二重封筒がマナーとなっていますが、会社の取引先や顧客にお礼状を送る場合は一重封筒が一般的です。

カードの選び方

こちらも、基本的には白の無地をお選びください。

カラフルで余計なデザイン(筋模様を除く)が入ったカード・便せんはマナー違反です。

淡い色であれば特に問題はありませんが、特別な理由がない限り白を選ぶのがベストです。

また、最近は横書きで書くことも多くなりましたが、改まった手紙を書く場合はやはり縦書きが一般的となっていますので、線の入ったカード・便せんを選ぶ場合は縦書きを選ぶのが無難です。

当店の運営元・株式会社アーツの系列サイト「スピード印刷センター ビジネス挨拶状印刷の専門店」では、封筒とカードをセット販売しているので、大変便利です。

用紙は「ケント紙」のほかに、「大礼紙」という高級感ある和紙を使ったものもお選びいただけますので、特別な相手に対するお礼状にも安心です。

また、カードの部分には、お礼の挨拶文が印刷可能となっており、封筒の裏面には差出人の会社・氏名・住所の印刷ができます。

オプションで宛名印刷も可能になっておりますので、大変便利です。

感謝の気持ちがよりはっきりと伝わりますよう、正しいマナーに沿った封筒・カードをお選びください。

カテゴリー
お役立ち情報 お悩み解決

封筒への宛名の書き方を再確認!

書類などを送るために封筒に相手先の住所や名前を手書きしたり、プリンターで印刷することがありますよね。

宛名の書き方には守るべき約束事があります。マナーを守って送り先の相手に失礼が無いようにしましょう。

ここでは、宛名書きの際に注意すべきことと、ビジネス文書に使われる「各位」の意味や使い方についてご紹介します。

基本的な宛名の書き方

封筒の宛名は縦書きの場合は右端から、横書きの場合は上から住所・氏名を順に書いていきます。

個人宛の場合は氏名の後ろの敬称に「様」を使います。

ビジネスで企業内の個人へ送る場合、一般の個人宛と同様に住所・会社名・部署名・氏名・敬称の順で書きます。

但し、同一の都道府県内に送る場合でも略さずに県名を書きます。

社名に含まれる法人格「株式会社」や「有限会社」などは(株)(有)…と省略せずしっかり書きましょう。

ただし、会社名が長く、省略しなければ収まらない場合は略してOKです。

会社名と部署名は改行するのが基本です。

役職は氏名の上(横書きの場合は左)に書きましょう。

・正しい例→課長 ○○○○様

・悪い例 →○○課長様

※当然のことですが、役職や氏名は間違えないように十分注意して記入してください。

個人名がわからず、会社や部署へ直接送る場合には敬称として「御中」を使用します。

個人名を書いた時は、決して会社名の後に「御中」を入れてはいけません。

担当者の名字だけ…というのもNGです。

特に大きな会社では間違って別の人へ届く可能性があり、迷惑をかけるため、必ずフルネームで書いてほしいものです。

基本的な書き方をしっかりおさえて、間違わずに宛名を記入しましょう。

担当者の部署名がわからない場合は?

ある会社の担当者に書類を郵送する機会がありました。

その会社は規模が大きく、部署の数もかなりあると予想されます。

しかし、書類を郵送する担当さんの名前はわかるものの、部署名が全くわからないのです。

そんな時、宛名書きに迷ってしまいますよね。

余裕があれば担当者の部署を確認して、しっかり記入した方が同姓同名の方へ間違って書類が届く心配がなくなります。

しかし、どうしても担当者の部署名がわからない場合には「○○株式会社 ○○○○様」と、会社名のあとに担当者の名前を書いて送って良いのです。

宛名書き

宛名をきれいに手書きする方法は?

封筒に宛名を書く際、手書きにすると心がこもった感じを与え好印象です。

とはいえ、正しくきれいに手書きせずに送った場合、送り先の相手に逆に悪い印象を与えてしまいがちです。

封筒の宛名の美醜が、送り先の相手からの第一印象を決定付けるといっても過言ではありません。

ここでは、そんな封筒の宛名や住所を手書きするにあたってのポイントを、いくつか紹介します。

鉛筆やシャープペンシルで下書き

鉛筆やシャープペンシルを使って、薄く下書きしましょう。

消しゴムできれいに消せるように、芯は出来るだけ薄いものが良いかもしれません。

手間はかかりますが、失敗したときのためにも、一度下書きするのをおすすめします。

氏名は住所よりも大きく、中央に書く

氏名は住所よりも大きく、中央に書きましょう。

稀に、住所と同じ大きさで宛名を書く方がいらっしゃいます。

宛名は目立つように、大きく書くのがマナーです。

区切りの部分の間は少し空ける

名字と名前の間など、区切りの部分は少し空けるようにしましょう。

名前と「様」の間、「株式会社」などの法人格と会社名の間、会社名と「御中」の間も同様に空けましょう。

<区切り例>

・封筒 刷男 様

・株式会社 アーツ 御中

寸詰まり、寸足らずにならないようにする

文字がきれいでも、全体のバランスが悪いと印象は良くありません。

文字の間のスペースが均等になるよう心がけ、寸詰まり、寸足らずにならないようにしましょう。

漢数字を使う

住所などの数字を記入する際、縦書きの場合は漢数字を使用しましょう。

横書きの場合は漢数字、算用数字どちらでも大丈夫です。

もちろん、郵便番号の数字はどちらの場合も算用数字です。

正式名称を書く

会社名は、「○○○○株式会社」「有限会社○○」などと正式名称で書きましょう。

(株)(有)などの略称を使用するのは、マナー違反となりますのでご注意ください。

敬称について

敬称は会社宛や部署宛の場合は「御中」を使い、個人宛には「様」を使用しましょう。

会社名プラス個人名の場合には、「御中」は不要で、「様」のみで大丈夫です。

きれいに正しく宛名を書き、相手先に悪い印象を与えないようにしましょう。

手書き

ビジネス文書などで使われる「各位」の意味は?

封筒の宛名に書く敬称は「様」や「御中」ですが、封筒の中に入れる文書になると「各位」という言葉をよく目にします。

「各位」は、大勢の人に対して使います。

その一人一人を敬う意味の敬称のため、改まった席や文書などの書面で用いられています。

団体やグループのメンバーへ宛てて書く時に「各位」という敬称を使うのです。

各位の後に「様」をつけるのは不自然なため、使用する時は気をつけましょう。

ビジネスシーンでは「お客様各位」や「お得意様各位」という使い方は許容されているそうですが、「お客様各位様」と書くのは間違いです。

「各位」という言葉は、基本的に目上から目下へ使う言葉とされていましたが、最近では関係なく利用されることが多いようです。

社内文書では「従業員各位」「支店長各位」といった使い方をしています。

各位